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Publicado em Blog Escrito por  Marcos Eland

Gestão de impressão, mais fácil do que você imagina

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 Quando se ouve a frase “Gestão de Impressão”, logo pensamos em um complexo sistema que coordena todo o processo de clicar no botão imprimir, seu arquivo passar por um processo de validação, aplicação de políticas de segurança e acesso, trafegar por inúmeros equipamentos de rede, escolher entre as diversas impressoras ou multifuncionais disponíveis em sua empresa, desembarcar em um dos dispositivos de armazenamento deste equipamento e, finalmente, aguardar a sua autorização para liberar o tão necessário documento impresso.

Claro que obedecendo às opções de acabamento que você selecionou como: impressão frente e verso, alceamento e/ou grampeamento nas mais diversas posições que você poderia escolher.

Você pensou em tudo isso, não é? Não? Aliás, nem sabia que o seu documento passava por todas estas etapas antes de desembarcar em uma impressora? Pois é, percebeu como a gestão parece simples? Você não precisa saber que tudo isso aconteceu, apenas precisa apanhar seu documento. Mas, esteja certo de que um bom processo de gestão de impressão passa por todas estas etapas.

Por isso, é necessário compreender como esta ferramenta pode ajudá-lo a acelerar seu processo de negócio e entregar a você um documento com ótima qualidade e de acordo com as políticas de negócio que sua organização determinou. Vamos conhecer como cada etapa deste processo de gestão de impressão funciona.

Opções do driver de impressão

Normalmente a jornada de um documento a ser impresso começa por aqui. Tem dúvidas do que é um driver? Saiba mais em: “O que é driver”.

Depois de entendido o significado correto de driver, há importantes pontos a considerar. Que tipo de driver é mais adequado? PCL6 ou PostScript? Apenas para citar os mais utilizados hoje. Isso depende muito.

O driver PCL6 (que é uma evolução do PCL5, PCL5e e PCL5c) cumpre bem com os objetivos de uma impressão geral para escritórios. Possui uma boa resolução, é capaz de trabalhar com arquivos coloridos e gerencia os opcionais que, porventura, seu equipamento possua como: frente e verso, impressão de múltiplas páginas, formato livreto, opção de acabamento e grampeamento. No entanto, não é suportada por equipamentos Macintosh e possui dificuldade em processar arquivos muito grandes ou “pesados”.

Já o PostScript (que atualmente está na versão 3) pode ser utilizado em PC´s rodando Windows, MAC O/S e Linux. Gerencia adequadamente perfis de cores possibilitando, inclusive, que você carregue o perfil específico de cada equipamento de impressão que, combinado com o perfil de cores de um monitor, por exemplo, pode garantir perfeita compatibilidade entre o que você está vendo no monitor e o que vai sair na impressora.

Está explicado porque as agências de publicidade e quem tem uma exigência visual exija este driver. Todos os outros recursos presentes no PCL6 também estão aqui. Só que apresentados de uma forma não tão amigável. Você precisa entender o que quer fazer para configurar adequadamente sua impressão.

Processo de Validação

Aqui seu arquivo será “validado” com respeito à fonte (tipo de letra que você utilizou), qualidade das imagens (no caso do PostScript há um processamento visando aplicar o perfil de cores), composição e conversão em um arquivo de impressão que contém todas as informações fornecidas pelo driver utilizado.

Como resultado, este arquivo é bem maior do que aquele que você abriu no Word, por exemplo, pois contém dentro dele todas as informações necessárias para ser impresso e gerenciado. Este arquivo pode ser processado na estação de trabalho ou no servidor de impressão dependendo da topologia escolhida.

Aplicação de políticas de segurança

Aqui iniciamos o processo de gestão da impressão propriamente dito. Com a utilização de servidores e softwares, pode-se gerenciar inúmeros aspectos do processo de impressão.  Os mais conhecidos são: quem está imprimindo, o que está sendo impresso, aplicação de políticas de impressão monocromática ou colorida, frente e verso, aplicação de marca d´água, estabelecimento de cotas, redirecionamento para uma pasta da rede, etc...

Todo este processo visa estabelecer uma política de gestão de impressão peculiar de cada organização. Visando sempre otimizar o processo e aplicar um controle de custos.

Aplicação de políticas de acesso

Esta funcionalidade permite que o gestor possa definir regras específicas de impressão para um usuário, departamento, projeto ou até mesmo um dispositivo. Explicando melhor, imagine que um grupo de executivos esteja se reunido definindo o planejamento estratégico de uma organização, eles precisariam obter relatórios de diferentes departamentos com os dados atualizados.

Um usuário manda esta impressão para um equipamento, claro que este documento é confidencial e o apenas o usuário deve apanhá-lo na impressora. Ele manda imprimir o arquivo e a impressão fica retida no equipamento até que o usuário se dirija a ele e libere a impressão utilizando um pin, usuário e senha ou seu crachá com tecnologia rfid.

Mas, e se a reunião for em outro prédio ou cidade? Este mesmo usuário poderá enviar a impressão para um serviço na nuvem e este grupo de executivos pode retirar (também com uma política de autenticação) este arquivo em um equipamento próximo da sala onde estão reunidos.

Outro exemplo, imagine que determinados usuários utilizam uma impressora próxima fisicamente de seu departamento. Mas um deles necessita imprimir um documento com 500 páginas. Certamente o tempo para imprimi-lo iria impactar a impressão de outros. Mas a política de gestão de impressão empregada, automaticamente desvia este trabalho para um equipamento mais veloz e com mais funcionalidades, situado em outro pool de impressão.

Este breve cenário ilustra que os equipamentos utilizados no processo são capazes de formar um sistema integrado e gerenciado com funcionalidades definidas e objetivando o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Tráfico do arquivo em sua rede

Todo arquivo impresso trafega em sua rede por pelo menos 3 pontos: seu computador, um servidor de impressão e a impressora. Conforme o número de usuários, computadores e impressoras vai crescendo, este tráfico pode comprometer a performance de sua rede de uma forma bastante significativa.

Por isso, a definição de grupos de acesso, tipo e quantidade de drivers de impressão, pools de impressão por departamento ou andar, uso de redes wireless, etc... são preocupações relevantes em um projeto. Normalmente isso fica a cargo da equipe de infraestrutura de TI, mas, será que eles detêm todas as informações? Um projeto elaborado com um especialista levará em conta estes fatores e auxiliará a vida destes profissionais.

Gerenciamento do pool de impressoras

Já falamos um pouco sobre esta funcionalidade. Ela visa “reservar” um grupo de equipamentos para serem utilizados por um grupo de usuários. No passado, cada usuário queria uma impressora ao seu lado. Com a criação das chamadas “ilhas de impressão”, um grupo de usuários passou a compartilhar um ou mais equipamentos. Neste cenário, há uma melhor utilização do equipamento que, por ser mais robusto, tem um custo de produção menor e passa a ser melhor utilizado.

Com a necessidade de impressão colorida, um mesmo equipamento pode ser compartilhado entre diversos usuários o que, também, baixa o custo deste tipo de impressão. Mas, e se o equipamento dá problema? Como estes usuários irão imprimir?

Neste caso, o sistema automaticamente transfere os trabalhos de impressão para outro pool com os mesmos modelos de equipamentos ou que utilizam o mesmo driver. Isso de forma transparente para o usuário, ele apenas receberia um pop up em seu monitor informando que seu trabalho está para ser liberado em outro pool. Lembre-se que já vimos sobre a aplicação de políticas não é mesmo?

Liberação de impressão

Chegamos agora a uma funcionalidade extremamente útil, mas ainda pouco utilizada pelas organizações em geral. Trata-se da impressão segura ou liberação de impressão pelo usuário diretamente no equipamento. Explicamos isso por alto quando falamos de aplicação de políticas de acesso, agora daremos mais detalhes.

Quando um arquivo a ser impresso chega à impressora, ela precisa processar este arquivo e iniciar a impressão. Assim como em um computador, esta “composição” do arquivo a ser impresso, exige processamento e memória. Por isso a velocidade nominal do equipamento, expressa em páginas por minuto, muitas vezes não é o que presenciamos de fato.

Não veremos uma impressora de 30 ppm imprimir 30 páginas por minuto principalmente se o arquivo for “pesado” (muitas páginas ou imagens). Esta diferença será proporcionalmente menor à velocidade do processador e a quantidade de memória RAM disponível.

Quando este arquivo termina de ser processado, ele pode ser impresso ou ficar armazenado em HD (disco rígido) até o usuário liberá-lo. Neste ponto que a liberação de impressão faz sentido. Ela otimiza este processamento, pois o equipamento não vai processar e imprimir ao mesmo tempo e sim processar e DEPOIS imprimir.

Com isso, há um incremento na segurança, pois o usuário é obrigado a se autenticar e retirar o seu trabalho impresso, sem correr o risco de abandoná-lo no equipamento. E também se diminui o desperdício, se o usuário desistir de imprimir, ele pode cancelar o trabalho armazenado no HD sem liberá-lo para impressão.

Conclusão

Depois destes pontos devidamente esclarecidos, fica claro que a gestão de impressão envolve uma infinidade de cenários que o usuário comum desconhece. Como em qualquer funcionalidade bem planejada, este deve ser o objetivo.

O usuário deve apenas fazer o que for necessário para iniciar o fluxo e colher o resultado sem se preocupar como que está acontecendo. Se você, sua empresa ou instituição estão tendo problemas ou está lendo este artigo porque algo não funciona direito e quer saber por que, está na hora de trocar seu provedor de MPS. Tem dúvidas de como fazer isso? Leia nosso artigo: “5 passos para uma implementação definitiva de projetos em MPS”.

               

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