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Publicado em Blog Escrito por  Bianca Matsumoto

Arquivamento de documentos: Ainda preciso me preocupar?

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Toda empresa, não importa qual seja seu tamanho ou seu ramo, possui documentos. E eles são muitos! Todos nós já sofremos para achar aquele determinado documento, ou então não sabíamos como organizar e arquivar toda aquela papelada, não é verdade?

Que dizer então do tempo que os documentos precisam ficar arquivados ou aquele medo básico de perder algum documento e precisar dele depois? É aí que vem a seguinte questão: Arquivamento de documentos: Ainda preciso me preocupar?

Nesse mundo de negócios competitivo em que vivemos estar á frente é essencial. A cada dia que passa mais empresas estão surgindo, consequentemente mais concorrentes que estão afiados procurando crescer e nos derrubar. O que podemos fazer para que o arquivamento de documentos possa ser nosso aliado e não deixar que isso prejudique nosso negócio? Vamos ver.

O arquivamento de documentos

Antes de tudo, precisamos entender que há dois tipos de arquivamento. O arquivamento de documentos físico e o digital.

  • Físico: Ainda é o meio mais comum de armazenar documentos. É separado um espaço físico para guardar todos os documentos, sejam em pastas, caixas, estantes, gavetas, entre outros.
  • Digital: Os documentos são armazenados em computadores ou servidores e podem ser divididos por pastas e subpastas de forma inteligente, gerenciando os dados e transformando os fluxos de trabalho manuais em soluções fáceis.

Se identificou? Qual dos dois modos você utiliza?

Independente da resposta, vamos ver quais os benefícios e malefícios de cada um, qual a solução adequada para sua empresa e quais os benefícios de se ter a solução certa e não perder mais a cabeça com o arquivamento de documentos do seu negócio.

Como fazer o arquivamento de documentos?

Devemos nos lembrar de que a sobrecarga de documentos que qualquer empresa gera é uma coisa, mas a de informações é outra totalmente diferente.

Sem sombra de dúvida, documentos indevidos são algo que quase todas as organizações querem eliminar. Já as informações, quanto mais, melhor. Isso serve para qualquer um que queira crescer profissionalmente e entrar no mercado com força.

Porém, se essas informações contidas nos documentos estiverem em locais inapropriados, mal arquivadas ou desorganizadas de nada valem, visto que podem até mesmo desaparecer!

Ninguém quer perder aquilo que levou dias, meses ou anos para produzir, por exemplo. Imagine então perder documentos extremamente importantes como contratos, informações confidenciais ou registros?

 

Bate até mesmo um desespero não é verdade? Isso vale tanto para documentos físicos, quanto digitais. O mau arquivamento de documentos pode resultar em perda de tempo, retrabalho e até mesmo levar a um processo judicial.

Portanto, devemos levar a isso a sério e reconhecer a importância deste trabalho. Se quiser mais informações de como arquivar seus documentos, sejam eles físicos ou digitais; leia mais em: “Organizando seus documentos em 7 passos.”

Mas até quando devo fazer o arquivamento de documentos?

Eis uma pergunta que não quer calar! Todos nós já tivemos o medo de jogar um documento fora e depois achar que vamos precisar dele. Por causa disso, acabamos deixando aquele documento guardado por anos, sejam em pastas físicas ou no computador.

Isso acaba gerando um monte de “entulho” nas nossas salas ou acabando com a memória do nosso computador deixando ele lento. Sim, o tempo que devemos fazer o arquivamento de documentos já é definido. Cada documento tem uma vida útil pré-estabelecida. Portanto, não precisa se desesperar!

Quer saber mais sobre quanto tempo um documento deve ficar armazenado ou de que forma ele deve ser classificado? Baixe o e-book da Conarq: “Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo”.

Arquivamento de documentos Físico X Digital

Depois de ter visto a diferença entre os dois, é hora de pensar qual deles mais se adequa a sua empresa. Alguns preferem continuar com o arquivamento de documentos físico, outros querem inovar e partem para o digital. Mas qual deles vale realmente a pena?

Tanto os documentos físicos quanto os digitais, se organizados da maneira correta geram benefícios. Infelizmente com o tempo, a quantidade que uma empresa precisa armazenar seus documentos é absurda e acaba sendo necessário cada vez mais um espaço maior para guardar esses documentos e consequentemente custos indevidos.

 

Com uma solução digital, isso não é necessário. Você não precisa gastar com espaço físico, pastas, móveis para guardar seus documentos. Tudo isso é feito no computador. Além desse tipo de arquivamento de documentos contribuir para a redução de gastos, você pode localizar seus documentos com mais facilidade e rapidez.

Autenticidade no arquivamento de documentos

Ao tratar de documentos digitais surge ainda outra pergunta que é palco de muitas dúvidas: A credibilidade dada a um documento físico é a mesma dada a um digital? Sim, mas existem alguns pontos a se tratar. Antes de tudo precisamos definir o que significa autenticidade. Autenticidade é quando um documento é merecedor de aceitação, ou seja, aquele documento é livre de qualquer tipo de corrupção ou alteração. Ele é autêntico.

E o que é autenticação? É quando uma pessoa tanto física quanto jurídica que tem autoridade para fazer uma declaração, declara que a autenticidade de um documento. No caso de documentos físicos isso é mais fácil de fazer. Já no caso dos documentos digitais é preciso assinatura digital.

A assinatura digital é um exemplo de autenticação, ela identifica quem emitiu o documento e mostra se ele é autêntico e livre de alterações. A autoria e a integridade podem apoiar a autenticidade de um documento digital. Se ficou com dúvidas e quer saber mais leia: “Perguntas frequentes sobre a certificação digital”.

Portanto, ao fazer o arquivamento de seus documentos tanto no âmbito físico, quanto no digital tenha certeza que eles são autênticos e tome as providências necessárias para que eles não tenham nenhum tipo de corrupção que pode resultar em processos legais.

O que fazer agora?

Depois de analisar sobre o arquivamento de documentos físico e digital pintou a dúvida do que fazer? Ou acha que o arquivamento de documentos físico já não se adequa a sua empresa? Não tem problema.  Vale ressaltar que estamos em um mundo completamente competitivo, portanto ficar concentrado em procurar aquele documento ou perder documentos importantes não é uma opção.

Agora, você deve estar se perguntando, mas como então posso fazer o arquivamento de documentos? Quem ou o quê pode me auxiliar?

Calma, não precisa ficar desesperado! Fazer o arquivamento de documentos não é um problema atual, é algo que há muito tempos as empresas tem de lidar. Porém, mais uma vez, a tecnologia entra para nos salvar e nos ajudar a superar os desafios. Como?

O ECM e o Arquivamento de documentos

O ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT) ou em português, “Gestão de Conteúdo Empresarial” pode ser de grande ajuda. Mas o que ele faz? O ECM é um conjunto de ferramentas e estratégias que nos auxiliam a gerenciar armazenar, preservar e distribuir todos os documentos ou o conteúdo existente em nossa empresa.

Hoje em dia a gestão de documentos se tornou parte vital dos processos das organizações, visto que tudo gera documento. E eles não param... São faturas geradas pelos setores de contas a pagar e receber, registros de todo tipo, papéis assinados, contratos, recibos, currículos, documentos de clientes, funcionários. Ufa! Parece até que não acaba mais... Mas com o auxílio de um ECM podemos fazer o arquivamento de documentos de forma rápida, fácil, segura e sustentável. Chega daquele monte de papelada!

Um sistema de ECM pode nos ajudar a fazer uma coleta de forma sistemática e sequencial de todo tipo informação. Como vimos o ECM não é apenas uma ferramenta ou uma tecnologia, mas envolve todo um conjunto de estratégias e ferramentas que juntas dinamicamente conseguem fazer toda a gestão de documentos que precisamos.

Em qualquer negócio ao fazer o arquivamento de documentos nos preocupamos com a forma que os documentos são organizados e por quem eles passam; tanto ao fazer o armazenamento deles quanto á quem terá acesso a eles depois. Nos métodos tradicionais esse processo é feito por colocar os documentos em uma pasta ou caixa, classificar, enumerar e guardar.

Depois, normalmente esses documentos ficam guardados em uma sala física. É preciso se preocupar com um bom sistema de segurança neste caso, visto que se qualquer pessoa tiver acesso á eles, há o perigo de ter o vazamento de informações indevidas ou até mesmo a perda de documentos.

Com um ECM isso é difícil de acontecer, as complicações baseadas em guardar e etiquetar todos os documentos são reduzidas ou eliminadas. À medida que for surgindo à necessidade de ter o arquivamento de documentos importantes, eles vão sendo armazenados de forma sistemática com uma fácil organização e podem ser facilmente pesquisados quando necessário.

Além disso, é um processo muito mais seguro, visto que você pode monitorar todas as pessoas que tiveram acesso a um determinado arquivo. Pode também controlar qual nível de acesso os funcionários podem ter, fazendo com que eles possam acessar todo o documento ou somente partes dele, caso necessário.

Até agora falamos sobre a classificação, a organização e a segurança com respeito ao arquivamento de documentos. Acha que acabou? Ainda tem mais...

Quem nunca quando chegou o final do ano resolveu dar “um limpa” nos documentos que achava que não eram mais necessários? Ou convocou aquele mutirão para analisar o que pode ou não ser jogado fora? Dá um mega trabalho não é verdade? Isso sem contar na demora. Com a solução adequada do ECM esses dias passaram. Podemos gerenciar o arquivamento de documentos e definir seu ciclo de vida.

Com o ECM você tem controle e pode gerenciar as informações durante seu ciclo de vida e melhorar a produtividade da sua organização. Todo o tempo em que um documento deve ser armazenado desde a entrada até a sua destruição é previamente definido.

Como vimos, as soluções de ECM e o suporte dado a elas são muitos. Cabe a nós, analisarmos se essa é a opção certa para o nosso negócio.

Digitalização – o que fazer como meus documentos impressos já arquivados

Talvez você tenha decidido agora fazer o uso do arquivamento de documentos digital, fazer isso com os novos documentos é fácil, mas o que fazer com aqueles documentos que eu já possuo?

Simples, use a digitalização. Você poderá com a digitalização reunir todos os documentos importantes que precisa e passa-los para o formato digital. Pode usar, por exemplo, a chamada captura inteligente. Esse tipo de tecnologia pode fazer com que o seu arquivamento de documentos fique muito mais fácil.

É só colocar o documento que quer digitalizar e o equipamento faz todo o trabalho, enviando o documento de forma rápida e segura para um lugar previamente definido e passando assim pela solução completa do ECM. Ao fazer isso poderá gerenciar e armazenar documentos novos e antigos facilmente diretamente de sua rede ou de aplicações.

Para saber mais sobre captura inteligente, leia em nosso blog o artigo: “O que é captura inteligente”.

Benefícios de fazer o arquivamento de documentos correto

Para uma empresa que está apenas tentando ficar a frente dos concorrentes no mercado, a lentidão, a dificuldade de classificar e recuperar os arquivos, o retrabalho e as informações perdidas e duplicadas presente em todo o processo de arquivamento de documentos é imprescindível.

Tudo isso reduz a produtividade, gasta tempo, dinheiro, sem contar no estresse que dá não é verdade? Mas com o uso da tecnologia podemos estar à frente.

O uso do documento digital traz muitos benefícios. Ajuda na sustentabilidade, visto que reduz o uso do papel, economiza tempo que pode ser usado em ações mais importantes, evita o trabalho duplicado e é mais rápido, eficiente e seguro.

 

Fazer o arquivamento de documentos nunca ficou tão fácil não é verdade?

Portanto...

Não espere! O tempo hoje é algo precioso e que não deve ser desperdiçado. Evoluir é poder. O arquivamento de documentos sempre vai ser alvo de dúvidas e questionamentos. Não hesite em pedir ajuda! Você pode dominar esse assunto e ser um mestre.

Busque o melhor para sua empresa crescer no mercado. Com pequenas atitudes você vai longe! Fazer o arquivamento de documentos da forma correta na sua empresa pode fazer você alavancar sua empresa e estar no topo do mercado!

 

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