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Nos dias de hoje, há uma enorme quantidade de dados gerados pelas empresas, e isso aumenta em uma velocidade impressionante. Além disso, todo o volume de dados gerado precisa ser interpretado, direcionado e transformado em informações relevantes  para os diversos setores das empresas.

Por causa disso, o gerenciamento adequado dessas informações torna-se prioridade em boa administração. A cada dia que passa, há uma maior necessidade das empresas adotarem soluções para a gestão de seus documentos.

Em um mercado altamente competitivo como o atual, uma boa gestão documental é uma ferramenta estratégica nos negócios. Afinal, ter uma boa gestão é isso: ter liderança, planejamento, organização e pleno controle das atividades;  com o objetivo de atingir os objetivos ou as metas organizacionais pré-estabelecidas.

Se você tem necessidade em digitalizar documentos de sua empresa, sabe o quão importante é realizar isso de forma adequada. Atualmente, deixar de fazer isso pode prejudicar seu negócio de diversas formas. Por exemplo, perda de desempenho, tamanho excessivo do arquivo, qualidade do documento digital insatisfatória, etc...

Com isso, surge a seguinte dúvida: Como digitalizar meus documentos adequadamente?

A digitalização é a forma mais prática, rápida e segura de armazenarmos de enviarmos nossos documentos impressos.

Toda empresa, não importa qual seja seu tamanho ou seu ramo, possui documentos. E eles são muitos! Todos nós já sofremos para achar aquele determinado documento, ou então não sabíamos como organizar e arquivar toda aquela papelada, não é verdade?

Que dizer então do tempo que os documentos precisam ficar arquivados ou aquele medo básico de perder algum documento e precisar dele depois? É aí que vem a seguinte questão: Arquivamento de documentos: Ainda preciso me preocupar?

Um dos pilares da eficiência é fazer mais com menos tempo e menos recursos. Isso pode ser um desafio para muitas organizações. Principalmente porque muitas atividades do dia a dia são repetitivas e, algumas vezes, tediosas.

            É possível automatizar estas atividades gerando mais eficiência operacional e minimizando erros? Claro que sim! Mas, podemos fazer isso aliado a uma correta gestão dos documentos? A resposta também é sim.


Seu provedor de MPS trata deste assunto com você?

Em 19 de abril de 2010, uma reportagem exibida pela rede de TV americana CBS deixou muitas empresas preocupadas. Documentos que foram escaneados e impressos em multifuncionais, e que estavam armazenados em seus HD´s, foram recuperados por empresas que receberam estes equipamentos e expostos ao público em geral. Registros médicos, dados bancários, informações financeiras e até documentos estratégicos e pessoais estavam a disposição de qualquer pessoa com conhecimento em acesso a dados em rede.

Existem atualmente diversas soluções em ECM disponíveis no mercado, porém antes de optar por um aplicativo é necessário saber se o mesmo  atende as suas necessidades.

Desta forma, aqui são apresentados os principais componentes que uma boa solução de ECM deve  contemplar independentemente do porte e tipo de negócio.

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