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Em 19 de abril de 2010, uma reportagem exibida pela rede de TV americana CBS deixou muitas empresas preocupadas.

Documentos que foram escaneados e impressos em multifuncionais, e que estavam armazenados em seus HD´s, foram recuperados por empresas que receberam estes equipamentos já usados e foram expostos ao público em geral.

Tudo; registros médicos, dados bancários, informações financeiras e até documentos estratégicos e pessoais estavam à disposição de qualquer pessoa com conhecimento para acessar dados em rede.

Hoje em dia, todos nós sabemos que as informações são o maior bem de qualquer instituição. Mas como você pode se proteger? Como pode garantir a segurança das informações em suas multifuncionais?

A evolução da tecnologia nos últimos tempos vem trazendo uma promessa: banir ou ao menos reduzir drasticamente o uso do papel nas empresas. Infelizmente falar é mais fácil do que fazer.

Velhos hábitos são difíceis de deixar e, apesar de uma pequena melhora, várias empresas ainda imprimem milhares de documentos às vezes desnecessários, gerando um consumo exagerado de papel e elevando demasiadamente os custos de impressão.

Esse descontrole pode até passar despercebido se comparado aos problemas maiores das organizações. Porém, com o tempo esse fator pode ser um “grande vazador” de dinheiro. Vamos ver como você pode reduzir esses custos de impressão?

Atualmente, a tecnologia wireless faz parte de nossa vida. Desta forma, os dispositivos de impressão como: impressoras ou multifuncionais, não podem se dar ao luxo de não oferecerem este recurso. Afinal, elas são equipamentos indispensáveis em qualquer lugar, seja em empresas, em órgãos públicos e até mesmo na nossa própria residência.

Utilizamos estes equipamentos nas tarefas corriqueiras como imprimir um texto ou relatórios,  digitalizar documentos, enviar documentos por email ou armazená-los em serviços na nuvem.

Originalmente, as impressoras e multifuncionais foram projetadas para que fossem ligadas diretamente a um computador ou notebook ou através de uma rede ethernet cabeada. Com o surgimento de novas tecnologias, como bluetooth e wifi, essa ligação agora é comumente feita wireless. Como assim?

Se você tem necessidade em digitalizar documentos de sua empresa, sabe o quão importante é realizar isso de forma adequada. Atualmente, deixar de fazer isso pode prejudicar seu negócio de diversas formas. Por exemplo, perda de desempenho, tamanho excessivo do arquivo, qualidade do documento digital insatisfatória, etc...

Com isso, surge a seguinte dúvida: Como digitalizar meus documentos adequadamente?

A digitalização é a forma mais prática, rápida e segura de armazenarmos de enviarmos nossos documentos impressos.

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