Mas, antes de entender como todo o processo funciona, precisamos esclarecer duas coisas muito importantes que irão nos ajudar a não errar quando formos digitalizá-los.

Tenha o equipamento certo para digitalizar seus documentos

Para que você possa digitalizar o que precisa, é necessário que seu equipamento tenha alguns recursos muito úteis.

Antigamente, fazer isso era muito difícil e caro. Hoje a situação mudou muito, tudo está mais acessível e simples. Você pode simplesmente utilizar um scanner ou um equipamento multifuncional.

Mas agora você deve estar se perguntando, qual desses dois equipamentos eu devo usar? Vamos lá…

É preciso antes de tudo identificar quais são as reais necessidades da sua empresa e o que mais se adequa a elas. Vamos ver alguns pontos que vão nos ajudar a escolher qual equipamento mais adequado.

• Quais são os formatos dos arquivos que vou digitalizar? (É cartão, foto, papel ou outro? Qual tamanho e tipo do papel?).
• Qual velocidade de digitalização eu procuro?
• Qual o tamanho dos arquivos que vou digitalizar?
• Qual precisa ser a disponibilidade do equipamento? (Quantas pessoas vão precisar usar? Como será feita essa distribuição?).
• Qual a quantidade de arquivos que vão ser digitalizados?
• Com que frequência os arquivos devem ser digitalizados?
• Qual a finalidade e o modo que serão digitalizados? (Armazenamento, envio, duplex)

Depois de analisado quais são as necessidades é preciso conhecer o que cada equipamento pode fazer.

O papel dos scanners na hora de digitalizar

Há vários tipos de scanner no mercado atualmente. Os mais comuns são: Scanners para produção, quando há grande volume de arquivos. Digitalizam até 210 folhas por minuto. Ideal para grandes ou médias empresas.

Scanners profissionais de alta qualidade que digitalizam até 100 folhas por minuto e os scanners portáteis que digitalizam até 20 páginas por minuto, sendo compactos e funcionando sem fonte de alimentação. Qualquer um deles pode ser utilizado pelas empresas, ou até mesmo para uso doméstico. Os que possuem recursos para conexão direta à rede de computadores,  possibilitam que usuários de diferentes setores compartilharem o mesmo equipamento.

Os scanners se destacam por não deixarem que as imagens percam a sua qualidade, além disso, eles não precisam de limpeza com tanta frequência. Também ocupam menos espaço que as multifuncionais, visto que são menores. Porém, por normalmente digitalizar arquivos com alta resolução, podem ser um pouco lentos. Sua manutenção e limpeza não são de baixo custo e eles possuem apenas a função de digitalizar.

Se quiser saber mais sobre o uso dos scanners, leia: Vantagens do uso de scanners stand alone.

Usando as multifuncionais para digitalizar

As opções das multifuncionais também são muitas atualmente. Porém diferente dos scanners, as multifuncionais não possuem apenas a função de digitalizar arquivos. Elas também podem imprimir e tirar cópias. É aquele famoso aparelho 3 em 1.

As multifuncionais possuem uma tecnologia que permite se conectar com diversos aparelhos. Além do computador é possível se conectar com celulares ou outros equipamentos via rede sem fio. É possível também, sem a necessidade de cabos, salvar os arquivos digitalizados em um serviço em nuvem (Dropbox, Google drive, One drive, etc…) , facilitando a segurança, a organização e otimizando espaço.

A qualidade das imagens digitalizadas de uma multifuncional também é muito boa. Elas são rápidas e não perdem pros scanners. Mas, por terem muitas funções necessitam de um espaço maior e as trocas dos consumíveis precisam ser realizadas mais frequentemente.

Depois de entender a diferença entre os scanners e as multifuncionais na hora de digitalizar é hora de refletir sobre outro aspecto.

Utilize o software certo para conseguir digitalizar seus documentos

Bom, não adianta ter o equipamento certo se você não tem o software certo para digitalizar.

Isso poderá ser feito usando o software que vem junto com o scanner ou multifuncional. Se você comprou o equipamento, ele vem normalmente em um CD, ou também pode ser instalado baixando no próprio site da fabricante. Caso tenha contrato com uma empresa especializada nesse serviço, ela tomará as devidas providências para a instalação.

Na internet há outros softwares disponíveis para que isso possa ser feito, porém podem não ser confiáveis e não há garantia de que estão em conformidade com as normas.

Agora, que tal vermos como fazer o equipamento funcionar?

Passo a passo

• Instalar seu equipamento seja via USB, rede ou wireless e ligue-o.
• Preparar seu arquivo: Retire grampos e se certifique-se de que o documento esteja “limpo”, sem clipes, ou post-its.. Tome cuidado com folhas danificadas ou rasgadas. Isso vai ajudar a prolongar a vida útil do seu equipamento.
• Antes de colocar o arquivo na bandeja ou no vidro, lembre-se de posicionar o documento corretamente e selecionar que tipo de arquivo vai digitalizar. Saiba o tipo do papel, tamanho, e se deseja o arquivo em preto e branco ou colorido.
• Utilize o software fornecido ou baixado e o configure com os parâmetros necessários para o tipo de arquivo final (pdf, TIFF, jpeg, etc…).
• Visualize e edite seu arquivo (rotacionar, endireitar, cortar partes pretas ou brancas) se necessário,  e envie ou armazene ele.

Quer mais dicas de como digitalizar seus arquivos? Contate seu fornecedor que lhe dará a assistência técnica necessária ou leia mais em: Digitalizar documentos.

Viu como é fácil?

No mundo em que vivemos a tecnologia nos ajuda muito. Os equipamentos, sejam eles quais forem, fazem boa parte do trabalho pesado por nós. Digitalizar nossos arquivos nunca ficou tão rápido, seguro e sem complicações.

Não hesite em digitalizar. Os benefícios são muitos, dentre eles a sustentabilidade, a facilidade da hora de organizar ou procurar informações e a segurança.

Portanto, encontre o equipamento certo com o software certo. Saiba manusear ou procure uma empresa especializada em outsourcing de impressão ou MPS. Assim, você não terá mais problemas na hora de digitalizar seus documentos e, de quebra, ainda estará à frente dos seus concorrentes.