O que é?

O TCO (Total Cost of Ownership, ou em português, Custo Total de Propriedade) é muito importante no levantamento de custos de qualquer atividade ou empresa.

O conceito do TCO foi popularizado em 1987 pelo Gartner Group, cujo objetivo é analisar e estimar todos os custos relacionados a um sistema ou um produto, tanto de aquisição, quanto manutenção e operação; durante toda a sua vida útil. Quer entender um pouco mais sobre o conceito de TCO? Leia em: Custo Total de Propriedade.

Imagine que você está querendo adquirir um bem móvel ou imóvel. um automóvel por exemplo. Além dos custos envolvidos na aquisição do automóvel, outros fatores como IPVA, custos de manutenção, combustível, documentação e seguro devem ser levados em consideração.

Levar em consideração todos esses fatores, que muitas vezes estão ocultos à primeira vista, faz parte do TCO. Com certeza, isso não é algo simples de fazer, envolve análise criteriosa e conhecimento do todos os valores envolvidos. Mas, traz bons resultados.

Vamos focar um pouco no negócio do outsourcing de impressão e ver como é feito o cálculo do TCO para que você entenda todo o processo e como você ou sua empresa podem ser beneficiados.

Como funciona o cálculo do TCO?

Para que esse cálculo seja realizado é necessário que ele seja dividido em 3 categorias:

• Custos de aquisição: Contempla a compra dos equipamentos, todo o tempo gasto para implementação de algo (envolve pesquisa de mercado), os custos envolvidos na desvalorização ou depreciação desses equipamentos bem como a aquisição de qualquer hardware ou software.
• Custos de implementação: São considerados fatores como o custo da contratação de consultores e soluções (envolve instalações e configurações de sistema) e o tempo gasto com estes.
• Custos de manutenção ou suporte: É analisado tudo que é necessário para manter a solução funcionando. Está envolvido constante análise da infraestrutura, licenças, garantias e qualquer tipo de atualização.

Além disso, é importante saber que os custos são separados em 2 categorias:

• Custos diretos: Existe a quantificação, ou seja, determinar a quantidade de algo. Essa categoria envolve a aquisição, o suporte, todo processo de desenvolvimento e gerenciamento e a comunicação.
• Custos indiretos: Não é permitida a quantificação. Envolve o autoaprendizado, atividades reparadoras e suporte casual.

Saber como funciona e o que compõe os aspectos dos custos, vão ajudar a realizar um bom cálculo de TCO.

Ciclo de vida TCO

Depois de analisar o cálculo TCO, é importante levar em conta a vida útil relacionada aos produtos e sistemas.

A vida útil é a quantidade de anos em que a aquisição será útil para o proprietário. Ela pode ser classificada em duas:

• Vida depreciável: O número de anos em que algo será depreciado. Geralmente, para bens duráveis são considerados 5 anos.
• Vida econômica: O número de anos em que a aquisição fornecerá retorno financeiro para o proprietário; avaliando todos os custos necessários para manter e realizar a operação destes. Caso o custo seja maior do que o retorno, a vida econômica chega ao fim.

Quando fatores como a vida útil são percebidos e os custos não são baseados em análises superficiais, a eficiência aumenta e é identificado o benefício que a solução traz para o negócio.

Importância do TCO

Para entender melhor, vamos voltar ao exemplo do automóvel que vimos anteriormente. Ao analisarmos a aquisição, existem alguns modelos que podem ser adquiridos por um preço bem menor que o de características similares

Mas, ao pesquisar a fundo, você descobre que os custos de manutenção do modelo escolhido são mais altos. Que o seguro representa um percentual maior do valor de um concorrente similar, ou que ele consome bem mais combustível que outro modelo.

Portanto, você percebe que mesmo com um valor mais baixo de aquisição, o modelo inicialmente escolhido, acaba ficando mais caro em comparação com outros modelos que teriam um valor de aquisição maior. Você percebe que não vale a pena, devido aos gastos posteriores. Viu a importância do TCO? Todos esses custos são previamente analisados e levados em consideração para se decidir sobre uma boa compra.

Isso se torna ainda mais importante no mundo da tecnologia. Há todo um processo por trás da aquisição de um produto ou serviço, principalmente se for relacionado com o outsourcing de impressão.

No caso de equipamentos, por exemplo, existem tantos modelos, que isso pode fazer com que o cliente fique confuso e não saiba se é melhor comprar ou alugar, qual equipamento irá atender as necessidades da sua empresa (analisando fatores como: velocidade, recursos e custo por página) e como ter um bom custo-benefício a longo prazo.

Outro exemplo que podemos citar são as soluções baseadas em softwares, um ERP por exemplo. Com o tempo ele vai precisar de ajustes na configuração, adaptação a novos processos, treinamento de novos usuários ou até mesmo atualização dos recursos tecnológicos empregados.

Além do suporte necessário por parte do fornecedor em relação ao uso do sistema. Se quiser saber como um sistema de ERP pode melhorar a sua empresa, leia nosso artigo: “Como melhorar sua gestão empresarial”.

Portanto, para que o cálculo do TCO seja preciso, é necessário uma avaliação adequada, mas há bons resultados quando feito corretamente. Quer ver?

Benefícios do TCO

Ao estudar o TCO, é importante também saber sobre algo chamado TBO (Total Benefits of Ownership, ou em português, Benefício Total de Propriedade). Isso vai nos ajudar a avaliar o retorno do investimento, pois considera custos, flexibilidade,riscos e o que vai ser ganho com essas medidas.

Uma boa análise pode gerar:

• Redução de gastos: Mesmo que algo seja mais caro que outro similar no início, se bem escolhido, não haverão gastos desnecessários relacionados com o suporte, a manutenção e a utilização (consumo de energia, por exemplo).
• Eficiência
• Confiabilidade
• Produtividade

Claro que não é fácil, mas como vimos os benefícios e os ganhos resultantes de um bom TCO são muitos.

Sendo assim…

Você pode ir longe! Não caia na armadilha daquele velho ditado popular de que vai comprar apenas porque é barato. Se fizer isso sem uma análise adequada de TCO, o “barato pode sair caro”.

Faça uma análise adequada. Há muito tempo empresas que utilizam recursos de TI reconhecem a importância e tem muito interesse no TCO, levando em conta todos os aspectos necessários relacionados a custos e ciclo de vida.

Não fique para trás também! Faça do TCO uma ferramenta de análise na tomada de decisões. Esteja a frente do mercado, conhecendo o que é melhor para seu negócio a curto, médio e longo prazo.