Existem hoje dezenas, até mesmo centenas de formatos de papel disponíveis no mercado. Por isso, conhecer bem as suas dimensões e otimizar o seu uso pode render para a sua empresa um bom dinheiro no final do ano.
Mas, tão importante quanto saber os tipos de papéis existentes, é entender os formatos dos papéis, isso porque as máquinas trabalham com os mais variados formatos e consequentemente os fabricantes e fornecedores de papel comercializam esses mesmos através desses formatos pré-existentes.
Claro que nos dias de hoje, alguns formatos especiais são utilizados com mais frequência que outros, com o objetivo de se conseguir um melhor aproveitamento do papel, ou seja, esses formatos pré-exitentes são os que “comandam” o mercado, como por exemplo o A4.
A palavra papel se origina do latim papyrus e faz referência ao papiro, que é uma planta que cresce nas margens do rio Nilo no Egito. Desse, se extraia fibras para a fabricação de papiro para a escrita.
Depois vieram os pergaminhos feitos de couro curtido de bovinos, que eram bem mais resistentes.
E finalmente, o papel seria inventado na China 105 anos depois de Cristo (d.C.), por T’sai Lun. Porém a forma de fabricação do papel foi guardada a 7 chaves. Durante 600 anos somente os Chineses sabiam como fabrica-lo.
Se quiser saber mais sobre isso, leia: “A origem do papel”.
Hoje já é diferente. Quase ninguém imagina viver sem papel. Falando um pouco sobre os tamanhos de papel, já vimos aqui que eles se baseiam em sistemas reconhecidos oficialmente por convenções.
No Brasil, por exemplo, existe uma norma da ABNT que define estas e outras questões. O Brasil, assim como a maioria dos países, utiliza o sistema ISO 216. Esse padrão internacional para tamanhos de papéis surgiu na Alemanha, em 1768.
Estes formatos padronizados foram criados para facilitar o redimensionamento de documentos entre seus tamanhos, visto que eles têm todos a mesma proporção.
Essa é uma grande ajuda, pois previne a perda de imagem quando é feita uma redução ou ampliação.
Sendo assim, uma página A4 pode ser ampliada para A3 mantendo as mesmas proporções do documento original.
Há muito pouco tempo atrás, nos deparávamos com equipamentos multifuncionais compatíveis com o formato A3 em quase todas as empresas e órgãos públicos.
Isto se dava, em parte, pela maior capacidade produtiva de tais equipamentos (mais processamento, memória, capacidade de armazenamento de papel, etc…).
No entanto, poucos utilizavam o formato A3 para suas necessidades de negócio; exceto para imprimir as planilhas de custo em excell para poder visualizar todas as células de uma vez.
O Departamento de Marketing também mostrava os cartazes e outras peças de uma forma mais viva para convencer a diretoria de sua nova campanha.
Hoje em dia, isso não acontece. Os equipamentos A4 estão mais robustos e integram todas as funcionalidades necessárias para um ambiente de negócios; facilitando a implementação e contribuindo para e redução do espaço e, de quebra, economia no consumo de energia. Mais e mais clientes entendem que a plataforma A4 “entrega mais por menos”.
Para isso acontecer, sem você perder características essenciais do seu negócio e obter todos os benefícios da plataforma, seu provedor de serviços deve ser capaz de realizar um levantamento de necessidades adequado.
Os negócios que incluem atividades de engenharia ou artes gráficas não necessitam apenas de um papel maior, mas de gerenciamento de cores e flexibilidade de mídias (gramatura e tipos de papel). Os equipamentos para estes mercados deverão incluir estes recursos de uma forma amigável e a um custo compatível.
Quando o assunto é economia, nós sempre arranjamos uma maneira de evitar o desperdício de dinheiro, não e verdade?
Praticamente todo mundo tem suas manias e seu controle e sabe como gastar pouco na hora de ir ao mercado ou como fazer sobrar aquele dinheirinho a mais no final do mês. Mas na hora de imprimir, você também pensa desse modo?
Veja como o uso consciente do formato A4 e de todos os outros pode ser benéfico para você, para sua empresa e para o meio ambiente:
São necessárias 12 árvores para produzir uma tonelada de papel. São usados muitos produtos químicos. E apenas 37% do que é produzido é reciclado. É necessário 7% de uma árvore para fazer uma resma de papel A4 com 500 folhas de papel, ou seja, para criar 15 resmas de papel é necessário uma árvore inteira!
A despesa gerada pelo uso de papel não consciente em uma empresa é enorme! Você sabia que pode economizar até 40% com papéis, tintas e peças das impressoras apenas com ações inteligentes?
540 mil litros, em média, são destinados à produção de uma tonelada de papel. Ainda há o gasto de combustível com despesas de transporte.
44 kg de papel são consumidos anualmente pelo brasileiro. Praticamente uma árvore por habitante. Consegue imaginar?
De acordo com Jorge Edison Ribeiro, que é especialista em gestão de processos: “Não há ainda um estudo preciso sobre os hábitos de consumo de papel no ambiente corporativo no Brasil”.
Ribeiro destaca que, “num mundo tão digital, muito papel ainda está sendo desperdiçado por falta de costume em lidar com novas práticas no cotidiano de trabalho”.
E ele finaliza, “O que freia o processo de redução de uso de papel é a falta do conhecimento das tecnologias existentes”.
Como você pode mudar esse cenário?
Agora que entendemos um pouco sobre o formato A4, que tal vermos como podemos fazer o melhor uso possível dele?
Aprenda melhor lendo nosso artigo: “Custos de impressão – Como você pode reduzi-los?”
Você pode, por exemplo, usar a função duplex, imprima dos dois lados do papel A4, isso vai ajudá-lo a economizar papel.
Outra dica importante é cuidar para que a impressora não puxe mais papel do que deveria. Quando isso ocorre, além de interromper a o andamento da impressão, você perde tinta e folha, que corre o risco de ficar presa e ainda danificar o equipamento se não for removida corretamente.
A capacidade de diminuir gastos com papel das empresas depende do equilíbrio entre pessoas e tecnologia.
Quando há conscientização e bom senso, a tecnologia age a favor da empresa que, consequentemente, age a favor dos funcionários.
Não há motivo para abolir o uso do papel A4. Ele é útil e necessário. Basta evitar o desperdício. Felizmente nos dias de hoje existem impressoras que proporcionam uma economia maior de papel.
Saiba qual o melhor equipamento para te ajudá-lo a utilizar da melhor forma possível seu papel A4, ou qualquer outro.
Leia mais sobre isso no nosso artigo: “A3 ou A4? Qual o equipamento ideal para o seu negócio?”
Conhecer o seu ambiente de negócios, entender o fluxo de documentos em seus processos, definir mudanças estratégicas que possibilitem enfrentar os desafios de mercado são fatores críticos de sucesso para o desenho de uma solução adequada de gestão de documentos.
Converse conosco, podemos ajudá-lo nisso.
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