Na era digital em que estamos vivendo, cada vez mais necessitamos que tudo esteja ao alcance das mãos através de um dispositivo como celular, tablet, computador. Sobretudo dentro das organizações a fim de facilitar ao máximo o nosso dia a dia. Em virtude disso o ECM vem se tornando o queridinho das empresas na hora de digitalizar documentos.

Para quem não sabe, o ECM (Enterprise Content Management ) nada mais é do que uma forma de organizar e gerir toda a papelada organizacional. Ou seja, a documentação de uma empresa. Por isso, define-se como um combo de estratégias, ferramentas e maneiras de se obter, gerenciar, manter e disponibilizar conteúdos empresariais. A propósito, a sigla ECM traduzida significa gestão de conteúdos empresariais.

Neste artigo, mostraremos como a tecnologia empregada ao ECM pode ajudar muito as empresas a gerirem o próprio dia a dia e consequentemente trazer muitos resultados positivos. Acompanhe!

Como o ECM funciona?

Explicando de maneira simplificada, o ECM consiste na digitalização e armazenamento inteligente de documentos. Por conseguinte, deixa de existir aquela papelada arquivada nos escritórios organizacionais. Estima-se que atualmente 72% das empresas estejam se atualizando com a ajuda do ECM, segundo estudo feito pelo CENADEM.

E esse percentual tende a aumentar a cada dia. Uma vez que o próprio ECM vem sendo constantemente atualizado para que haja uma integração crescente do software com outros sistemas gerenciais das empresas. Assim como com redes sociais e tudo que engloba o acesso facilitado a documentos.

Benefícios do ECM para empresas

Só pelo que falamos até aqui, já deu para ter uma ideia do quanto o ECM pode mudar a vida da empresa que decide investir nesta tecnologia de uma forma geral, mas para deixar mais claro, explicaremos detalhadamente quais são os benefícios do ECM funcionando na prática dentro de uma organização. Veja:

1.   Acesso a documentos em questão de segundos

Quem é que não se lembra daquelas pastas etiquetadas e separadas por cor dentro do RH de uma empresa com toda documentação de cada um dos funcionários por exemplo? Ficar procurando em pastas todos os detalhes da vida profissional de um funcionário às vezes pode tomar tempo.

O ECM ajuda nisso. Devido ao fato de estar tudo digitalizado guardado em pastas online, onde a pesquisa pode ser realizada por meio de palavras-chave, o tempo é otimizado, transformando horas de busca em segundos.

2. Otimização de espaços

Esta já é óbvia, mas nunca é demais lembrar da vantagem que traz a redução de armazenamento físico de documentos, quando se fala em otimização de espaços. A digitalização por meio do ECM faz com que aqueles armários enormes repletos de documentos desapareçam dando lugar ao armazenamento em nuvem, entre outras formas de armazenamento digital.

3. Acesso a qualquer momento e em qualquer lugar

Como falamos acima, a integração do ECM com todos os dispositivos móveis, torna possível a utilização dos documentos de uma empresa em qualquer hora e lugar. Não sendo obrigatório estar na empresa para acessar um documento em caso de emergência. Como por exemplo o envio de contrato de prestação de serviços para clientes.

4. Economia

Este é um dos principais pontos que agradam as empresas na hora de contratar o ECM  isso porque o fato de não haver necessidade de ter documentos impressos constantemente gera significativa redução de custos relacionados a impressão. Logo, papel tinta e manutenção de impressoras deixam de ser necessidades. De maneira que se abre possibilidade de investir esse capital em outras coisas.

5. Sustentabilidade

Isso tudo sem falar na colaboração com o meio ambiente. Todos sabemos que a redução do consumo do papel ajuda  e muito o meio ambiente. E este é outro ponto positivo que a empresa acumula passando a imagem de que se preocupa com a sustentabilidade.

6. Maior segurança

A utilização da plataforma do ECM logicamente traz maior segurança na armazenagem dos documentos digitalizados. Devido ao fato de que pode ser feito o controle de quem acessa as informações da empresa. sendo assim, evita-se o vazamento de informações e  também a perda de documentos em caso de algum incidente como documentos danificados

Resultados

Neste artigo, evidenciamos de forma clara e direta como a utilização do ECM pode trazer resultados significativos para empresa que o adquire. Desse modo, o retorno na produtividade, economia e praticidade podem ser percebidos rapidamente. Além de empresa  ter a oportunidade de se mostrar atualizada mediante aos concorrentes e se destacar no mercado.