A área da saúde nos dias de hoje é uma das que sem dúvida mais sofre com todo aquele acúmulo de documentos em papel.

São prontuários, comprovantes para as operadoras de saúde, registros e vários outros documentos que demandam principalmente um grande espaço físico.

De acordo com a Resolução nº 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina é necessário que as empresas desse setor mantenham prontuários manuscritos dos pacientes por pelo menos 20 anos. Tente imaginar o acúmulo que isso traz no decorrer do tempo.

Para saber mais sobre esse assunto, leia nosso artigo: “Arquivamento de documentos: Ainda preciso me preocupar?”

Além disso, você sabia que ao decorrer dos anos todos esses papéis podem trazer uma baixa para o seu faturamento hospitalar? Sabemos que qualquer custo desnecessário deve ser evitado. O que fazer nesse caso? É aí que entra os prontuários digitalizados.

É fácil perceber que o uso da tecnologia no setor da saúde está cada vez mais forte e mais frequente nos nossos dias.

Os próprios profissionais da área reconhecem que a tecnologia é uma forte aliada para melhorar os processos e aumentar o faturamento hospitalar.

Mas, agora você deve estar pensando: “Como a minha empresa pode se beneficiar disso no quesito dos documentos e ter os prontuários digitalizados com segurança e eficácia?” Veja a seguir.

A era da digitalização

A digitalização é a forma mais segura, prática e rápida de armazenarmos os nossos documentos impressos.

Prova disso é um Projeto de Lei do Senado (PLS) 167/2014, que trata especificamente da digitalização dos prontuários médicos.

Aprovado pela CCT (Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática) do Senado, tem como objetivo garantir a integridade, a autenticidade e a confidencialidade dos prontuários digitais e aumentar o faturamento hospitalar.

Leia mais sobre isso em: “Aprovada digitalização de prontuários médicos em hospitais.”

Para se adequar às exigentes normas da CCT, a digitalização deve ser feita de formas específicas, além disso, a possibilidade de destruir os documentos físicos após se possuir os prontuários digitalizados só existirá após a aprovação de uma comissão interna de revisão, que irá atestar a integridade dos documentos originais e dar um veredicto.

Percebeu como tudo pode ser feito de forma legal, segura e sistematizada?

Tem dúvidas de como digitalizar seus documentos? Leia nosso artigo: “Como digitalizar meus documentos?”

Os desafios

Claro que não será tudo fácil! Ao longo do caminho vão surgir desafios, mas que com boa preparação podem ser superados.

Sabe-se que o acúmulo de documentos gerados no decorrer do tempo é gigante, por isso ter todos os prontuários digitalizados juntamente com todos os documentos utilizados nessa área é algo que vai exigir esforço, tempo e cooperação mútua.

Mas, não se desespere! Lembre-se que esse é um processo que não será feito simplesmente de um dia para o outro e sim de maneira gradual e com planejamento.

Outro fator a ser analisado é o investimento inicial que terá de ser disposto. Mas não veja isso como gasto desnecessário e sim como um investimento que facilitará a vida de todos os profissionais envolvidos.

Dentre esses, o maior desafio sem sombra de dúvida é a resistência dos colaboradores no dia a dia, visto que sua rotina será modificada. Trabalhe com a sua equipe a criação de um processo tecnológico e digital que irá beneficiá-los em longo prazo.

Ufa! Parece difícil não é verdade? Mas não se preocupe você não está sozinho nessa nova etapa. Veja a seguir o que pode auxiliá-lo.

Ajudas que podem ser úteis

Note duas principais ajudas nesse processo de digitalização que são de grande importância e irão fazer uma enorme diferença:

• ·GED (Gestão Eletrônica de Documentos): Conte com o apoio de um software de gestão documental. Essa solução digitaliza o seu documento, o trata de acordo com os critérios pré-estabelecidos e o armazena no local devido. Parece um sonho certo?
• Empresa especializada em gestão da informação: O que seria melhor do que contar com a ajuda de alguém que sabe exatamente o que  e como fazer? Tenha ajuda de um parceiro que domine a área e que possa ajudá-lo de forma eficiente, se preocupando principalmente em atender às suas necessidades específicas.

Leia nosso artigo: “O que esperar de uma empresa de gestão documental?”

Resumindo, veja o que você pode fazer:

• Prepare sua equipe
• Conte com ajuda de uma empresa especializada
• Organize seus documentos físicos e prepare-os para serem digitalizados
• Estabeleça prazos realísticos
• Estabeleça processos e aplique-os no dia a dia

Bom, você viu quais são os desafios que enfrentará e a ajudas que pode contar para adentrar nesse processo, ter seus prontuários digitalizados e aumentar o seu faturamento hospitalar. Quer ver quais são os outros benefícios que pode ter?

Quais são os benefícios?

• Otimização do tempo: Todo aquele tempo gasto procurando um documento pode ser utilizado de uma melhor forma, visto que tudo pode ser feito de forma fácil e rápida, além disso a quantidade de erros é mínima evitando assim o retrabalho.
• Evitar perca de documentos: Ao contrário dos prontuários físicos que podem ser perder na bagunça, serem roubados ou ficarem ilegíveis, as informações que estão contidas nos prontuários digitalizados dificilmente se perderão.
• Eficiência: Os documentos digitalizados podem ser acessados a qualquer lugar e hora, além disso, é possível que várias pessoas acessem os dados simultaneamente o que gera eliminação de processos lentos.
• Padronização: Por existir uma padronização para digitalizar os documentos, estes podem ser facilmente localizados simplesmente com palavras chaves. Diga adeus aquele tempo de procura em salas lotadas de papel!
• Redução de espaço físico: Anos de atendimento geram um volume significativo de documentos em papel, que necessitam de um grande espaço para armazenamento. Tudo isso pode estar na tela do seu computador e aquela estrutura antes utilizada pode ser empregada de uma melhor forma, como para atender melhor os seus pacientes.

Portanto…

Se adapte e modernize os seus processos! O prontuário de papel já está ficando obsoleto! Acompanhe o mercado e não fique para trás, isso pode significar uma perda considerável no seu faturamento hospitalar.

Tenha seus documentos e prontuários digitalizados, conte com a ajuda da nossa equipe e veja em primeira mão como reduzir custos, ter maior eficiência e aumentar a sua produtividade.

Gostou das nossas dicas?

Para maiores informações assista a nosso vídeo:

“Digitalize seu negócio, economize organizando!”