A inclusão expressa do princípio da Eficiência e da Economicidade na Constituição faz com que o bom resultado nos serviços e um melhor aproveitamento do dinheiro, sejam condutas exigíveis do administrador pela sociedade.

A eficiência é uma medida da utilização dos recursos nesse processo. Em termos econômicos, é uma relação técnica entre entradas e saídas.

Nesses termos, a eficiência é uma relação entre custo e benefício, ou seja, uma relação entre recursos aplicados e produto final obtido, a razão entre o esforço e o resultado, entre a despesa e a receita, entre o custo empregado e o benefício resultante.

Um ponto que não podemos deixar de analisar, diz respeito à questão da eficiência vinculada às licitações públicas.  A Administração Pública, diferentemente da iniciativa privada, tem o dever de zelar pela escolha da melhor proposta, pois tem o compromisso de administrar bem o dinheiro público.

As licitações representam um procedimento mais complexo e rigoroso, principalmente por que está em jogo o interesse de toda a coletividade, e não apenas das partes.

Por exemplo, se num processo de licitação, por má especificação do objeto licitado entre outras coisas, adquire-se um bem ou se contrata um serviço que não cumpre a finalidade para qual foi requisitado, ainda que se tenha pago o menor preço ou o preço praticado no mercado, não se agiu eficazmente.

O menor custo, neste caso, demonstra economicidade, mas não eficiência; porque o produto e o resultado alcançado não cumprem a finalidade ou não produz o efeito que se tem por objetivo, logo, é ineficaz.

Observamos com frequência projetos superdimensionados pela falta de observância de critérios que impactam os custos das contratações.

Por este motivo, elencamos alguns pontos que auxiliarão os gestores públicos a implementar projetos alinhados com as reais necessidades de seu órgão ou instituição especificamente no tocante a projetos de MPS (Managed Print Services) ou outsourcing de impressão, como também é conhecido.

DIMENSIONAMENTO DO PROJETO: Sabemos a tendência natural de boa parte dos órgãos é superestimar a quantidade de equipamentos baseados em informações insuficientes para o desenho correto de um projeto de MPS.

Isto se dá pela ausência de um planejamento adequado que deve ser conduzido por uma empresa especializada capaz de aplicar os principais critérios de eficiência analisando sobretudo o padrão de utilização dos usuários.

Desta forma, recomenda-se que os equipamentos, sejam eles impressoras ou multifuncionais contemplem uma quantidade maior de usuários e um volume maior de impressão por dispositivo.

Por outro lado, existem algumas exceções que devem ser contempladas no projeto, como por exemplo, um equipamento de uso pessoal ou de acesso restrito.

CONSIDERANDO SOLUÇÕES EMBARCADAS NOS EQUIPAMENTOS: Solução embarcada é um software que utiliza um dispositivo de impressão e digitalização para criar soluções personalizadas de acordo com os fluxos de processos de negócio e que envolvam documentação relevante nas organizações.

Essas soluções possuem capacidade de executar pequenas rotinas especificas através da integração do hardware e software potencializando ainda mais o uso das multifuncionais.

O levantamento das necessidades do usuário sob um olhar voltado para a compreensão de seus processos e fluxos de trabalhos, pode colocar o projeto de outsourcing de impressão num patamar de aproveitamento ainda maior com ganhos qualitativos.

Um bom exemplo seria um processo de Workflow utilizando a multifuncional como ponto de captura de um documento.

O usuário poderá digitalizar, categorizar e indexar as informações de forma organizada para facilitar futuras análises e pesquisas, bem como iniciar um processo de negócio de forma automatizada.

ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS IMPORTANTES: Já mencionamos em artigos anteriores a importância da escolha e preferência por equipamentos A4 em projetos de outsourcing.

Apenas 4% das impressões que são produzidas rotineiramente são em formato diferente de A4, sendo os departamentos de produção gráfica os maiores demandantes do formato A3.

Normalmente os equipamentos que imprimem neste formato são maiores, mais robustos, consomem mais energia e, eventualmente, possuem mais recursos que podem onerar desnecessariamente um projeto.

Sendo assim, só deveriam ser utilizados equipamentos A3 em necessidades específicas que somente são atendidas neste formato. As demandas de impressão dos documentos em geral devem ser produzidas por equipamentos A4 que utilizam menos espaço, consomem menos energia e agregam todas as funcionalidades necessárias para a grande maioria dos processos de negócio.

 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE IMPRESSÃO: Muito do tempo e de recursos são dedicados à proteção das bases de dados, comunicações eletrônicas, acessos a sistemas e tantos outros, mas uma importante porta de saída de informação se abre quando dados processados e modelados, tornam-se informação útil.

E mesmo com severas políticas de segurança e rastreabilidade, eles são apresentados através da impressão de documentos em papel. Invariavelmente, não são encarados como arquivos sigilosos quando trafegam pelos HD´s (discos rígidos) dos equipamentos e não são tratados da mesma forma que se estivessem armazenados em servidores.

Há o risco de estarem acessíveis a quem queira tê-los ou de serem “esquecidos” quando o equipamento sai da instituição; seja para manutenção ou ao final do contrato.

Hoje, provedores de solução de impressão trazem ao mercado não somente tecnologias, mas estratégias e práticas que minimizam os riscos ou ao menos contribuem para o fortalecimento das políticas e estratégias de gestão da segurança das informações e da guarda do patrimônio.

Implementações de soluções que possibilitem a impressão de documentos somente a partir da autenticação do usuário detentor do material no equipamento de impressão, garantem que apenas o dono do documento impresso pode imprimi-lo.

Dois importantes pontos devem ser considerados ao avaliar uma oferta de serviços de impressão gerenciada: capacidade da solução de impressão de oferecer resposta a problemas e riscos de segurança de documentos impressos e a capacidade do provedor de solução em planejar e implementar uma solução que aborde e trate os problemas e riscos de impressão.

O verdadeiro valor agregado dos serviços de MPS, passa por ofertas de serviços de impressão gerenciados que apoiem os gestores na tomada de decisões estratégicas a sua instituição e as equipes de TI implementarem e evoluírem a solução; sempre pensando na minimização dos riscos sobre o mais importante ativo de uma instituição: a informação.